どこの企業でも発生しえる採用業務ですが、対応の早さやクオリティの高さが採用の結果に大きな影響を及ぼすため、一切手を抜くことができません。また、業務内容は多岐にわたるため、効率化しなければ採用担当者にのしかかる負担は重くなるばかりです。

そこで本記事では、企業の採用業務を効率化する具体的な方法を解説します。

採用業務とは

採用業務とは、新しく人材を採用するために必要となる業務全般のことです。採用計画の立案から内定者へのフォロー、効果測定までの一連の流れが挙げられます。

採用業務の主な内容は、以下の通りです。

▼採用業務の主な内容

• 採用計画の立案
• 求人媒体の選出・掲載
• 書類選考
• 面接
• 内定者へのフォロー
• 効果測定

企業によっては、適性検査や筆記試験、グループワークが加わる場合もあります。また、採用する人材の雇用形態が正社員なのか、契約社員やアルバイトなのかによって採用業務が異なるケースが大半です。

採用業務を効率化すべき理由

ここからは、なぜ採用業務の効率化に取り組むべきなのか、その具体的な理由を見ていきます。

①採用担当者の業務負担を軽減できる

採用業務を効率化すると、採用担当者の業務負担の軽減につながります。

前述したとおり、採用業務には、応募者とのコミュニケーションや内定者へのフォローなど、さまざまな業務が含まれます。また、採用する人数や応募者数が多ければ、それだけ業務量も増えるため、採用担当者にのしかかる負担が重いことは想像に難くありません。

くわえて、採用担当者は採用業務と通常業務を並行して受け持つことが一般的です。採用業務の負担が重くなれば、それだけ通常業務に支障をきたす可能性も生じるわけです。

採用担当者を売上に直結するコア業務に注力させつつ、長時間労働を避けるためにも、採用業務の効率化は急務であるといえます。

②優秀な人材を確保できる可能性が高まる

採用業務を効率化できれば、圧迫されがちな工数に余裕が生まれ、応募者一人ひとりに対してより丁寧な対応がとれるようになります。対応が丁寧になれば自社のイメージアップにもつながり、優秀な応募者の内定辞退も防げるはずです。

採用業務を効率化する方法

本項では、実際に採用業務の効率化に取り組む際の方法をお伝えします。

①採用プロセスを見直す

採用業務を効率化するにあたって、まず取り組むべきことは採用プロセスの見直しです。

採用業務全体のフローを見直すことで発見した業務上の課題に対して、改善する優先順位をつけていきます。採用業務は工程が多様であるため、いきなりすべてを改善するのは困難です。応募者数が少なければ求人票や採用条件を見直したり、内定辞退者が多ければ内定後のフォローを手厚くしたりといった具合に、一つずつ改善に取り組んでいきます。

また、属人化している業務や、工数が多い業務も明らかにしておき、ボトルネックの解消にも努めたいところです。

②コミュニケーションを自動化し、外部サービスを活用する

ITツールや外部サービスを利用して、採用業務を効率化するのも一案です。応募者との連絡を迅速にしてくれるだけでなく、業務負担を軽減したい場合にも有効な手立てとなります。

応募者は、企業からのレスポンスが遅いだけで、興味や関心が削がれてしまい、内定を辞退しかねません。その点、ITツールや外部サービスを利用し、応募者への連絡や選考結果の通知を自動化しておけば、そのような事態を防ぐことが可能です。

また、連絡漏れをはじめとする人為的なミスを防ぐという副次的なメリットもあります。

③採用プロセスをオンライン化する

前述のITツールによる業務の自動化以外に、オンライン面接を導入し、採用プロセスをオンライン化させることも、採用業務の効率化を図るには有効な手段です。

オンライン面接を導入すれば、企業は遠方に住む求職者にアプローチしやすくなるうえに、面接会場の手配や設営といった手間から解放されます。また、応募者の立場からすると、わざわざ面接会場に赴く必要がなくなるため、応募に対する心理的ハードルが下がるわけです。

採用担当者と応募者、双方の工数を減らせるため、日程調整も容易になります。

④人材紹介を利用する

外部サービスを利用する具体案として、“人材紹介”の利用が挙げられます。

人材紹介とは、企業の要望に即した人材を適宜紹介するサービスのことです。これを利用すれば、企業はさまざまなサポートを受けることができます。

▼人材紹介で受けられるサポートの一例

• 求職者の紹介
• 求人票の作成に関するフォローやアドバイス
• 求人サイトでの募集
• 面接日程の調整
• 内定者へのフォロー

上記のサポートを受けることで、採用業務の大幅な削減が叶います。採用担当者はコア業務に注力できるだけでなく、少ない人員で業務を円滑に進めることも可能です。

⑤評価基準を統一化する

面接の評価基準を統一化するだけでも、採用業務の効率化が図れます。

どの企業でも、採用の評価基準が属人化しているケースは少なくありません。評価基準が採用担当者ごとに異なっていると、情報共有や合否の結論を出すのに時間を要してしまいます。

評価基準を取り決める際は、誰が担当しても同じように評価できる体制を整えることが肝要です。あらかじめチェックリストを作成しておき、スキルや経験を数値で判定できる状態にしておくことが理想的といえます。

一定の取り決めや数値が定まっていれば、効率的な採用業務が実現できます。

まとめ

この記事では、採用業務を効率化する方法について解説しました。

• 採用業務とは
• 採用業務を効率化すべき理由
• 採用業務を効率化する方法

売り手市場の昨今、求職者へのレスポンスの早さや、密なコミュニケーションを心がけることで優秀な人材を確保できる可能性は高まります。くわえて、人材の定着にもつながる重要なポイントであることは間違いありません。

企業は採用活動を成功させるためにも、採用業務のプロセスを見直し、効率化を図る必要があります。場合によっては、自社内で完結させようとするのではなく、人材紹介といった外注サービスの利用も検討したいところです。

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