イベントやキャンペーンを開催するときには、企画の立案や顧客サポート、賞品の発送など、さまざまな事務局業務が発生します。コア業務に、事務局業務が加わると、負担が大きくなるため「従業員のパフォーマンスが低下してしまった」という事態が起こりかねません。

本記事では、そのような事務局業務を代行できるサービスの概要を、委託できる業務や利用するメリットとともに紹介します。

事務局代行とは

事務局代行とは、イベントやキャンペーンなどの開催時に発生する、企画や顧客サポートなどの業務を委託できるサービスのことです。

昨今は、問い合わせや集客の方法が細分化されたことによって、事務局の担当する業務が増加しています。また、短期間に業務が集中するため、事務局の負担が大きくなり、自社内の人員だけではリソースが足りなくなる場合があります。

そのようなときに役立つのが、事務局代行です。「一時的に人員を補いたい」「こまごまとした業務を任せたい」といったニーズに応えてくれるため、自社内の負担を軽減することができます。また、次項で詳細を説明しますが、事務局代行に委託できる業務は多岐にわたり、幅広いシーンでの利用が見込めます。

事務局代行に委託できる業務

事務局代行に委託できる業務として、以下が挙げられます。

▼事務局代行に委託できる業務

• 事務局運営
• 受付業務
• 顧客サポート
• 発送業務

これらの業務内容の詳細を、順に紹介していきます。

①事務局運営

イベントやキャンペーンの運営から、終了後のアンケート実施までの業務の一部または全部を任せることができます。イベントやキャンペーンの詳細が決まっていない場合でも、実績や知識のある事務局代行会社に依頼すれば、さまざまな方法を提案してもらえることもあります。

②受付業務

イベントやキャンペーンの参加申し込みの受付も、事務局代行に委託できる業務の一つです。

イベントやキャンペーンへの参加申し込みでは、メールや電話、SNSといったさまざまな媒体が用いられます。普段から、こうした対応をしていないと、苦戦することがあるかもしれません。事務局代行を利用する場合は、そうした業務をすべて任せられるため、従業員の負担が減り、その分ほかの準備にリソースを割くことができます。

③顧客サポート

イベントやキャンペーンの開催時には、顧客から問い合わせがくることもありますが、その際の顧客のサポートに関する業務も、事務局代行への委託が可能です。

問い合わせの対応も、参加申し込みの受付と同様に、事務局代行に依頼すれば、自社で人員を用意する必要はありません。また、カスタマーサービスに精通したプロが対応することによって、自社の印象アップも期待できます。

④発送業務

事務局代行には、イベントやキャンペーンで発生する、賞品やチケット、資料などの発送業務も委託可能です。

発送する品物の封入、梱包作業まで対応してもらえます。業者によっては、賞品の選定や購入を代行してくれるところもあります。

事務局代行を利用するメリット

ここでは、イベントやキャンペーン開催時に、事務局代行を利用するメリットを3つ紹介します。

①プロの手による適切なサポートを受けることができる

事務局代行に、イベントやキャンペーンの事務局業務を委託することで、その道に精通したスタッフから適切なサポートを受けられます。

事務局の運営に必要なスキルや知識をもったプロに任せることによって、施策が成功する可能性が高まります。加えて、業務フローが確立されているため、無駄なく、円滑な事務局の運営が実現できるはずです。特に、イベントやキャンペーンをはじめて開催する場合には、利用したいところです。

②従業員のリソースを確保できる

事務局代行を利用するメリットとして、従業員の負担を軽減し、コア業務へのリソースをきちんと確保できる点も挙げられます。

イベントやキャンペーンを実施する際、煩雑で多岐にわたる業務が発生することは、避けられないものです。自社内の人員で行う場合は、コア業務に充てられるリソースが逼迫してしまううえ、新たな人材を採用するにも、多大なコストがかかります。

その点、事務局代行を活用すれば、コア業務の作業効率を下げず、なおかつ採用に多くのコストをかけないで、イベントやキャンペーンを実施することができます。

③個人情報を適切に管理できる

セキュリティ対策が整っており、個人情報を適切に管理できることも事務局代行を利用するメリットの一つです。

イベントやキャンペーンの開催時には、参加の申し込みや賞品の発送に際し、電話番号やメールアドレス、住所などの個人情報を扱う機会があります。そのときに、情報を管理する体制が整っていなければ、情報漏洩が発生するかもしれません。

事務局代行では、セキュリティ対策や個人情報を扱う際のルールが徹底されているため、安心して利用できます。個人情報の漏洩が起きてしまうと、顧客からの信用を失いかねないので、対策がしっかりととられている事務局代行の利用を検討してみてください。

まとめ

この記事では、事務局代行について以下を紹介しました。

• 事務局代行とは
• 事務局代行に委託できる業務
• 事務局代行を利用するメリット

事務局代行は、イベントやキャンペーンの開催時に発生する業務を委託できるサービスであり、導入することで多くのメリットを得られます。

例えば、事務局代行では、事務局運営におけるスキルや知識が豊富なスタッフが業務を担当するため、効率的かつ円滑にイベントやキャンペーンを進行することが可能です。また、コア業務へのリソースをきちんと確保したうえで、開催できます。

ANAビジネスソリューションでは、事務局業務について経験を積んできたスタッフが、イベントやキャンペーンなどで発生する業務を幅広くサポートいたします。事務局運営のリソースが自社で確保できず、お困りの方は、ぜひご相談ください。

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