経営陣や管理職などの業務を総合的にサポートする秘書は、円滑な経営には欠かせない縁の下の力持ちです。上司のスケジュール管理や事務作業など、幅広い業務に携わるため、雇用に際しては、候補者が秘書として妥当か否かを多面的に見る必要があります。

そこで本記事では、秘書として即戦力となる人材を雇用するにあたって、秘書に向いている人の特徴や、採用時に見ておきたいスキルに焦点を当てて解説します。

秘書に向いている人の特徴

ではさっそく、秘書に向いている人の特徴を、以下で詳しくお伝えします。

秘書の雇用を検討している人事担当者様は、ぜひ参考にしてください。

①適切にスケジュールを管理できる

時間や日程の調整を含めて、適切にスケジュールを管理できる人材は秘書に向いています。秘書業務では、経営者や役員といった、多忙な上司のスケジュール管理が主軸となるためです。重要な会議や商談に支障をきたさないよう、過密なスケジュールを正確に把握したうえで、適宜調整する能力が求められます。

そのため、自分自身のスケジュールだけではなく、周囲のスケジュールやタスクの管理を経験している人材であれば、秘書として活躍できます。また、秘書未経験でも、航空業界のグランドスタッフや営業職の経験がある方は、スケジュール管理をしながら業務を進めることが多いため、即戦力として期待できます。

②柔軟性に長けている

上司を陰で支える秘書には、万が一アクシデントが発生した際にも、冷静かつ臨機応変に対応できる人材が適しています。状況に合わせて行動できる人材がサポートすることで、上司は有事の際にも適切な判断を下せるはずです。

常時さまざまな業務を抱える上司を徹底的にサポートするためには、イレギュラーな事態にもフレキシブルに動ける人材を選ぶことが大切です。

また秘書未経験でも、航空業界の客室乗務員やグランドスタッフ、営業職、さらに広報職などの経験がある方は、お客様の状況に応じて変化を伴う業務の経験があるため、柔軟性に長けている人材と考えられます。

③サポート役に徹することができる

秘書に求められる条件として、補佐役に徹することができる点も挙げられます。上司のサポートが主業となる秘書は、常に上司を軸として業務にあたるため、人を助けることや、頼られることに喜びを感じる人材が適任です。

また、上司が集中して業務に取り組めるよう、仕事環境の整備や、それに付随する業務を自発的に行える人材が向いているため、秘書未経験でも、営業事務職の経験者は活躍が期待できます。

④秘密を保持できる

秘密保持に関する高い意識をもっていることは、秘書としての必須条件です。

会社の重役を支える秘書は、社内の機密情報を目にする機会が多く、秘密を保持できる人材である点は重要なポイントです。万が一、情報漏洩が起きてしまうと自社の信用を失うことになるため、雇用の際には候補者の責任感の有無も確認しておく必要があります。

社内の機密情報を口外することなく、粛々と業務を遂行できる人材を雇用したいところです。機密情報や個人情報を扱う機会が多い、人事職や営業職、客室乗務員、グランドスタッフの経験者は、適性があると判断できます。

秘書を雇用するメリットや、任せられる業務については、こちらの記事で詳しく解説しています。

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秘書に向いていない人の特徴

前項でお伝えした、秘書に向いている人材の特徴に対して、その反対の性格を持つ人材は秘書として不適当だといえます。また、秘書に向かない人材の特徴はほかにもあります。

▼秘書に向いていない人の特徴の例

• 気配りが苦手
• マルチタスクが苦手
• 臨機応変な対応が苦手
• 時間の管理が苦手
• ストレスやプレッシャーに弱い

例えば、時間にルーズな人材の場合、上司のスケジュールを分単位で管理する必要がある秘書業務との親和性が低いことは明白です。

また、秘書はその役割ゆえ責任が重い業務が多く、緊張状態が続くことも考えられます。そのため、ストレスに耐性がなく、プレッシャーに弱い人材も秘書に向いていません。

秘書を雇用する際に見ておきたいスキル

ここまでで、秘書に向いている人材とそうでない人材の特徴については、把握できたでしょうか。

ここからは、秘書の雇用にあたって、採用時に見ておきたい4つのスキルを紹介します。

①ビジネスマナー

自社だけではなく、取引先の重役とも接する機会が多い秘書は、ビジネスマナーを身に付けている必要があります。来客対応時や電話対応時はもちろん、取引先企業へ訪問した際も、ビジネスシーンに応じた適切な振舞いが求められるためです。

また秘書として働くなかで、上司の代理として取引先と接することもあります。これはつまり、会社の顔としての役割が求められるということです。その際、状況に応じた言葉遣いやマナーを実践できる人材であれば、役割を全うできるはずです。

②パソコンスキル

上司の業務をサポートするなかで、事務作業が日常的に生じるため、秘書には一定のパソコンスキルが必須です。特にWordやExcel、PowerPointといったオフィスソフトの使用の可否は、雇用時に確認しておきたいところです。

資料作成やデータ管理を難なく行える人材であれば、上司をサポートするうえで不可欠な事務作業を、正確かつスピーディーに処理できます。

③コミュニケーション能力

秘書は上司や取引先などと日常的に接することとなるため、採用時はコミュニケーション能力の有無も見ておく必要があります。コミュニケーション能力は、信頼関係を構築するうえで欠かせない要素であり、秘書として働く際になくてはならないスキルです。

上司だけではなく、外部の関係者とも円滑なコミュニケーションを図れる人材は、秘書としての資質があるといえます。

④語学力

海外との取引がある企業においては、英語を中心とした語学に堪能な秘書を雇用する必要があります。ビジネス英語を習得している人材を雇用することで、上司は海外の取引先とも円滑に意思疎通を図れるため、グローバルな事業展開を目指す企業においては大いに役立つはずです。

例えば、学生時代に留学の経験がある、あるいは前職で英語を話す仕事に就いていた人材などが挙げられます。

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即戦力となる人材が持っている可能性の高い資格

続いては、秘書を雇用する際に確認しておきたい資格を2つお伝えします。以下で紹介する資格を有している人材であれば、即戦力となる可能性が高いため、ぜひ参考にしてください。

①秘書検定

秘書検定とは、その名の通り秘書に求められる知識や技能について問われる試験のことです。この資格を有している人材は、秘書としての基礎知識はもちろん、一般常識やビジネスマナー、ビジネス文書の作成などにも精通しています。

秘書検定には、3級・2級・準1級・1級と4つの級がありますが、どのランクの合格者であっても、秘書として働くうえでのスキルを有していると判断できます。3級、2級であれば合格率は60%前後ですが、準1級、1級に関しては、合格率は20〜40%前後といわれているため、準1級、1級までの資格を取得している方は、秘書知識に関してより長けた方だとわかります。つまり秘書検定の合格者であれば、自社で雇用する際にも即戦力となる可能性が高いということです。

②ビジネス実務マナー検定

ビジネス実務マナー検定に合格している人材は、状況に応じて適切な判断・行動がとれるほか、ビジネスパーソンとしての正しい話し方やマナーを習得しています。これらを実践的に活用できることが証明されているため、秘書として迎えた際にも即戦力となり得るわけです。

ビジネスパーソンとして高い能力を有していることから、上司をはじめとする周囲とも良好な関係を構築したうえで、実務においても実力を存分に発揮します。

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まとめ

今回は、秘書に向いている人材の特徴と、採用時に見ておきたいスキルについて、以下の内容を解説しました。

• 秘書に向いている人の特徴
• 秘書に向いていない人の特徴
• 秘書を雇用する際に見ておきたいスキル
• 即戦力となる人材が持っている可能性の高い資格

秘書の雇用に際しては、適切にスケジュールを管理できるだけではなく、イレギュラーな事態にも柔軟に対応可能な人材を選ぶ必要があります。また、機密情報に触れることも想定して、責任感が強く、口外する心配のない人材を選ぶことが大切です。雇用にあたっては、本記事で紹介したスキルや資格を参考にすることで、即戦力となる人材を採用できるのではないでしょうか。

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