業務の種類	業務の内容
書類作成業務	見積書・請求書作成社内文書作成書類編集・チェック
受発注業務	受発注対応発送業務受発注書類の作成・発行
問い合わせ対応業務	受電対応メール対応
データ管理業務	データ入力業務データのチェック業務データリサーチ業務

このように、委託可能な業務は多岐にわたります。業者によっては、さらに専門分野に特化した業務に対応できる場合もあるため、事前に対応可能な業務を確認しておくことが大切です。

事務代行に作業を委託するメリット

事務代行を利用することで、以下の3つのメリットが得られます。

最初に述べた通り、主要な人材をコア業務に割けるようになるのことが、事務代行に作業を委託するメリットの一つです。社員が本来の業務に注力できれば、そのぶん効率化を図れるため、生産性の向上が叶います。

「社員の稼働率は高いのに、なかなか成果に反映されない……」という状況なら、事務代行を利用することで問題が解決できるかもしれません。

事務代行を利用すれば、新しい人材を採用し、教育する必要がなくなるため、関連するコストを大きく削減できます。もちろん委託にも費用はかかりますが、採用と教育に要する担当者の負担も減らすことができます。

事務作業の品質を向上させたいようであれば、外部への委託を検討してみてください。

事務代行業者のもとに在籍している人材は、経験豊富なプロフェッショナルばかりです。そうした人材に事務作業を任せれば、作業の品質を飛躍的に向上させることが可能です。特に、専門性の高い業務に関しては、自社の社員に任せるよりも、外部に委託したほうが良い成果を期待できます。

事務代行に作業を委託するデメリット

事務代行の利用には、たしかなメリットがある一方で、忘れてはならない2つのデメリットもあります。

外部の人間に仕事を任せることになるため、当然ですが自社内にノウハウは蓄積されません。そうなると、将来的に事務代行業者なしで業務を進めることが困難となる可能性も出てきます。

特に、専門性の高い業務では上記の状況に陥りやすいため、その点を理解したうえで、事務代行の利用を検討することをおすすめします。

事務代行を利用する際、品質が事前に判断できないことも、デメリットの一つです。事務代行業者を選定する際に、評判や過去の実績を入念に調べておくことが大切です。

最後に、事務代行を実際に利用する際の注意点を、3つ解説します。業務の委託をお考えの際は、ぜひ本項の内容を参考にしてください。

委託する業務の内容や範囲、また作業時のルールは事前に明確に決めておいてください。

「この仕事をお願いしようと思ったら、対応できないと言われた」といった状況に陥ったとしても、契約後ではあとの祭りです。また、会社のルールを伝えないまま作業を任せてしまうと、思わぬトラブルに発展するかもしれません。

業務内容と関連するルールは明らかにしておき、その条件を満たせる事務代行業者に委託すれば、問題の発生を未然に防ぐことができます。

機密情報の取り扱いについては、細心の注意を払う必要があります。

委託する業務の内容次第では、顧客や取引先の連絡先といった機微な情報を、委託先の担当者に任せることも少なくありません。その担当者のセキュリティに対する意識が甘いと、情報漏洩につながり、会社の社会的信用を失墜させる事態にまで発展してしまいます。

事務代行業者は、管理体制やセキュリティ体制が万全なところを選ぶことが最善です。

委託したからといって、業務を何もかも任せきりにすることはおすすめできません。

委託先の担当者のミスによって、顧客や取引先に被害が及んだとしても、その責任は当然自社が負うことになります。ですから、進捗確認や成果物の品質管理は、自社で行わなくてはなりません。自社の管理体制が整っていれば、万が一問題が発生しても、迅速に対応できます。

この記事では、事務代行について以下を解説しました。

事務代行の利用は、コストの削減やコア業務の効率化を実現する手段として、非常に有効な手段です。綿密に下調べしたうえで、事務代行業者を選ぶことをおすすめします。

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また、こちらの記事では、事務代行を依頼するメリットや対応可能な業務と料金形態を解説しています。併せてご覧ください。